Die Kunst Aufzuräumen (Quelle: Ursus Wehrli)
Stressfreier und effizienter arbeiten
Wo ist jetzt schon wieder das E-Mail mit der Telefonnummer? Und lag hier nicht vorhin ein Notizblatt? Es sollte nicht länger als 30 Sekunden dauern, bis Sie im Büro das Gesuchte gefunden haben - und nicht länger als 48 Stunden, um ein E-Mail zu beantworten.
Vom Volltischler zum Leertischler
Ordnung ist die Basis von Effizienz. Ein aufgeräumter Schreibtisch erhöht die Konzentrationsfähigkeit am Arbeitsplatz. Es gibt zwei Lager: Die "Volltischler" und die "Leertischler". Nicht jeder versteht unter Ordnung einen leeren Schreibtisch und das ist auch in Ordnung so.
Die entscheidenden drei Fragen, um das zu beurteilen, sind:
- Fühlen Sie sich wohl an Ihrem Schreibtisch?
- Finden Sie ein beliebiges Dokument in weniger als 30 Sekunden Minuten?
- Ist Ihr System so zuverlässig, dass Sie keine Aufgaben vergessen können?
Die höchste Regel heisst: Sie müssen stets den Überblick behalten und je leerer der Schreibtisch ist, desto einfacher ist dies. Mit diesen Tipps schaffen Sie mehr Ordnung und bekommen die Büroorganisation in den Griff.
- Entrümpelung planen
Reservieren Sie sich einen Tag für die Entrümpelungsaktion. Sie werden erstaunt sein, wie viel Spass das Ausmisten macht. - Gründlich ausmisten
Entsorgen Sie grosszügig. Begehen Sie nicht den Fehler, nur „Ordnung zu schaffen“, statt gründlich auszumisten. Denn: Ordnung wird ganz schnell wieder zu Unordnung und hält maximal ein paar Tage. - Üben Sie Loslassen
Verabschieden Sie sich von Papier, alten E-Mails, alten Arbeitsweisen und Gedanken. Elektronische Informationen auszudrucken oder gar abzuheften kostet viel Zeit, und Papierstapel sind unübersichtlich. - Elektronischer Kalender
Notieren Sie alle Termine und Aufgaben elektronisch - und nicht auf Post-its, in Schreibblöcken oder Papierkalendern. Nutzen Sie einen einzigen Kalender. Ihre Zeit ist nur einmal vorhanden - privat und beruflich zu trennen, macht keinen Sinn. - Den Durchblick im E-Mail-Postfach
Leeren Sie Ihr elektronisches Postfach jeden Tag. Markieren Sie die noch zu erledigenden Mails und seien Sie grosszügig beim Löschen. Verwenden Sie keine Zeit auf Ablage in vielschichtigen Unterordnern, nutzen Sie zum Nachschlagen besser die Suchfunktion. - Räumen Sie auch den Computer auf
Legen Sie alle Dateien zentral ab und organisieren Sie eine logische und einfache Ordner- und Laufwerkstruktur. Arbeiten Sie mit Favoriten im Browser und Verknüpfungen auf dem Desktop. Verwenden Sie Cloudlösungen für die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern. - Bilder: weniger ist mehr
Ersetzen Sie die zahllosen Infoblätter, Zeichnungen vom Patenkind oder Fotos durch einige wenige Bilder, die bei Ihnen gute Stimmungen und Gefühle wecken. Wie wäre es mit einer neuen Pflanze oder Bilder in Orange- oder Gelbtönen? - Visualisieren
Machen Sie Bilder der Arbeitsplätze vorher und nachher. Solche Bilder machen Spass und wirken präventiv gegen neue Unordnung. - Keine Aufschieberitis
Eine verblüffend einfache Methode, um das Übel „Aufschieberitis“ erfolgreich zu verhindern ist das Sofort-Prinzip: Alles was sorort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu verwalten, Pendenzenlisten zu führen und Stapel vor sich her zu schieben. Aufgeschobene Arbeiten verschlingen nachweislich mehr Zeit, als ihre sofortige Erledigung und werden zudem zu einer mentalen Belastung. Falls dies nicht geht, z.B. weil die Aufgabe drei Stunden in Anspruch nimmt, terminieren Sie die Arbeit sofort und erledigen Sie sie definitiv zum terminierten Zeitpunkt. - Arbeiten richtig abschliessen
Gewöhnen Sie es sich an, nach jedem Abschluss einer Aufgabe alle dafür benötigten Unterlagen konsequent wegzuräumen, bevor Sie mit der nächsten beginnen. - Abends aufräumen
Nehmen Sie sich jeden Abend fünf Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Das hilft, auch gedanklich Feierabend zu machen. - Ordnungstag einplanen
Planen Sie monatlich einen persönlichen Ordnungstag ein und ganz wichtig, tragen Sie dafür einen fixen Termin in Ihrem Kalender ein. Betrachen Sie dann Ihren Schreibtisch, Ihre Regale und andere Ablageflächen. Sie werden auf einmal einiges entdecken, was überflüssig oder ungeordnet herumsteht. Prüfen Sie dabei auch, ob Ihre Arbeitsgeräte am richtigen Platz stehen.
Engagieren Sie die Aufräumer
Wenn komplizierte Formulare, wirre Broschüren, aufgeblähte Texte, komplizierte Formulare, umständliche Präsentationen oder andere Zumutungen Sie aufregen, sollten Sie unsere "Aufräumer" engagieren.
- Einfach klar: Wir gestalten Dokumente einfach, klar und übersichtlich.
- Texte: Wir erfassen das Wesentliche und machen Geschriebenes für alle verständlich.
Mit der Kunst der Vereinfachung werden Sie mit Sicherheit viele Sympathiepunkte sammeln.
Autor: Reto Vacchelli | Kommentare/Feedbacks an: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
